MasPublicita

MasPublicita es un Software de Gestión específico para Agencias de Publicidad que permite administrar el ciclo completo del negocio.

El sistema brinda a los integrantes de la agencia la posibilidad de tener distintos niveles jerárquicos, lo cual permite ordenar el trabajo, cada uno tiene permiso para realizar sólo un grupo de tareas, para otras tiene que solicitar autorización y otras le son restringidas.

El controlador de tareas pendientes permite a cada integrante de la organización saber que tareas tiene que realizar según le han sido asignadas y su rango jerárquico.

El mismo contiene la siguiente información : fecha límite para realizar la presupuestación o la ejecución, número de Orden de Trabajo, estado de la misma, estado en cuanto a la facturación , nombre del cliente, persona responsable del trabajo en el cliente, nombre del trabajo, fecha y hora de alta y modificación, fecha de finalización del trabajo.

Cada Orden de Trabajo va pasando por distintos estados: a presupuestar, a autorizar, autorizada, esperando respuesta del cliente, en ejecución, aprobar finalización, finalizada o cancelada.

En cuanto a la facturación los posibles estados son: no facturada, a autorizar factura, a facturar, facturada o facturada a cuenta.

Estos datos pueden ordenarse por cualquier criterio, en orden ascendente y descendente.

Haciendo doble clic sobre un reglón se ingresa a la orden de trabajo.

Cuando un cliente requiere una presupuestación, los integrantes de la agencia que tienen permiso para hacerlo, generan una nueva Orden de Trabajo.

Se le asigna un nombre a la Orden de Trabajo, un plazo para la presupuestación y los responsables dentro de la organización que estarán involucrados en ese trabajo, los cuales son notificados inmediatamente a través de la mensajería interna y sus controladores de tareas pendientes.

también permite la incorporación de imágenes y cualquier tipo de archivo que se quiera asociar.

La carga de la orden de trabajo se realiza en formato Word pero pertenece a la base de datos del sistema

Este es el lugar donde se valoriza el trabajo a realizar.

Se ingresa la descripción de los artículos a presupuestar, el proveedor, el precio unitario y la cantidad, la fecha de vigencia, de pago y de entrega, la ganancia en porcentaje o importe fijo y el o los pagos que deberán efectuarse al proveedor en caso de ser elegida esa alternativa.

Pueden existir varias cotizaciones de distintos proveedores para un mismo artículo, luego se eligen las opciones más convenientes, las no elegidas siguen formando parte de la valorización.

Se pueden valorizar trabajos que no son efectuados por ningún proveedor, sino que son realizaciones internas.

Una vez finalizada la valorización, se requiere la aprobación de un nivel jerárquico superior antes de ser enviada al cliente.

El sistema permite cotizar al cliente distintas alternativas para que este opte por la mas conveniente

Se pueden ingresar todos los pagos que se deberán realizar a proveedores.

El sistema almacena los datos de todos los proveedores, teléfonos,direcciones, e-mails

Los proveedores están clasificados en distintos rubros para simplificar su búsqueda.

Estos rubros son definidos por cada agencia. Un proveedor puede pertenecer a varios rubros.

Se pueden consultar los trabajos realizados por un determinado proveedor, los referentes a un rubro, los de un artículo en particular, se puede ubicar un trabajo, o una cotización de un proveedor hecha hace años con sólo mencionar una palabra que la integraba. Se pueden combinar todos estos criterios.

Fácilmente se pueden obtener valorizaciones efectuadas en otras oportunidades para incorporarlas a una nueva presupuestación y no tener que realizar más de una vez el mismo trabajo.

Las cotizaciones que aparecen en color amarillo, son el resultado de la búsqueda

Se pueden recuperar e incorporar a la valorización actual otras hecha con aterioridad

Las valorizaciones seleccionadas fueron incorporadas al trabajo actual

En caso de ser aprobada la valorización por el autorizador de la organización, se genera el presupuesto en Word en forma automática, también las ordenes de compra a los proveedores en PDF y su el envío por e-mail.

El presupuesto se genera en Word en forma automática desde la valorización, pero puede ser modificado.

Luego el sistema transforma el presupuesto en formato PDF, agregándole la fecha, el nombre del cliente, las condiciones de venta la firma y el logo. De este modo el presupuesto queda listo para ser entregado al cliente

Los presupuestos se pueden enviar a los clientes por e-mail en formato PDF desde el sistema

El texto de factura se genera automáticamente pero puede ser modificado en word

También realiza la facturación A, B, C y de exportación, en pesos o dólares, en forma total o parcial, permitiendo agrupar varias ordenes de trabajo en una factura y calcula la fecha de vencimiento de acuerdo a las condiciones de pago de la misma.

La impresión de la factura permite adaptarse a cualquier formato preimpreso

La Previsión de Gastos permite conocer al instante la totalidad de pagos que están comprometidos con proveedores, a una fecha determinada, de un determinado proveedor, con el grado máximo de detalle del origen del gasto, registrar los pagos que se efectuan, y tener información de los pagos efectuados.

La Administración de Deudores permite conocer la facturación pendiente de cobro y efectuada, la deuda de cada cliente, facturas vencidas, fecha de vencimiento de la factura, moneda de cobro, el responsable en el cliente, asunto y número de Orden de Trabajo.

Por medio de múltiples condiciones permite obtener en segundos una selección de operaciones efectuadas o vigentes.

El informe de Ganancias, determina la rentabilidad general del negocio en un período de tiempo, con respecto a todos o algún cliente, detallando operación por operación sus costos, margen de ganancia, facturación, etc.

El informe de financiación se refiere a los pagos efectuados a proveedores por trabajos que aún no han sido cobrados en su totalidad. Se pude obtener el importe exacto que se está financiando a cada cliente, en forma global, por trabajo, etc.

El informe de estado de cuenta permite enviar a los clientes un completo reporte de la situación de cada trabajo en formate excel